Nach der Registrierung werden Änderungen an Ihren Namensdaten nicht automatisch aus STiNE oder der Personaldatenbank nach Docata übernommen.
Wenn Ihr Name in Docata ergänzt oder geändert werden soll, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Bitte stellen Sie zuvor sicher, dass die entsprechenden Änderungen bereits in den führenden Systemen erfasst wurden:

• Für Studierende: Wenden Sie sich an das Campus Center, damit die Änderungen in STiNE eingetragen werden.
• Für Beschäftigte der UHH: Melden Sie die Änderungen zusätzlich der Personalabteilung.

Ihre Dokumente können Sie mit den Anträgen zusammen hochladen. Im Antrag auf Zulassung zum Promotionsverfahren oder dem Antrag auf Eröfnung des Promotionsprüfungsverfahren gibt es jeweils nach der Ansicht der Checkliste die Möglichkeit, die geforderten Dokumente hochzuladen.
Sollte Sie es an dieser Stelle vergessen, ist ein Upload von Dokumenten in Docata für Sie erst einmal nicht möglich. Die Möglichkeit des Uploads ist abhängig von dem Status Ihrer Doktorandenakte. Bitte reichen Sie Dokumente, die für die Bearbeitung der Anträge benötigt werden, dann zeitnah direkt in Ihrem Promotionsbüro ein.

Nur wenn Ihre Doktorandenakte in Docata den Status "Interessent" oder "Zugelassen" hat, haben Sie die separate Möglichkeit auf Ihrer Docata-Startseite unter "Upload von Dokumenten" Dokument hochzuladen.

Docata kennt folgende Status für Ihre Doktorandenakte:

• Direkt nach Ihrer Registrierung haben Sie zuerst keine Doktorandenakte und damit keinen Status.
• Ab dem Moment, in dem Sie den Assistenten für den "Antrag auf Zulassung zum Promotionsverfahren" das erste Mal starten, wird eine Doktorandenakte mit dem Status "Interessent" angelegt.
• Nachdem Sie den "Antrag auf Zulassung zum Promotionsverfahren" fertiggestellt haben, wechselt der Satus auf "Anwärter".
• Der Promotionsausschuss entscheidet über Ihre Zulassung. Sobald das Promotionsbüro Ihr offizielles Zulassungsdatum eingetragen hat, wechselt Ihre Akte auf "Zugelassen".
• Zum Ende Ihrer Promotion stellen Sie den "Antrag auf Eröffnung des Promotionsprüfungsverfahrens" (Abgabe der Dissertation). Sobald das Promotionsbüro daraufhin das offizielle Datum für die Verfahrenseröffnung einträgt, springt der Status auf "Verfahren eröffnet".
• Sollte Ihre Promotion ohne Abschluss abgebrochen oder abgelehnt werden, wird der Status "Abgelehnt/Abgebrochen" gesetzt.

Danach werden Sie als Doktorand keine weiteren Schritte in Docata vornehmen müssen.
Folgende Status werden vom Promotionsbüro dann noch verwendet:

• Vorläufig abgeschlossen: Bei Eintragung des Datums für den Verfahrensabschluss.
• Erfolgreich abgeschlossen: Nach dem Aushändigen der Urkunde und der Entragung des entsprechenden Datums in Docata.

Für die Verlängerung Ihres Promotionsverfahrens finden Sie auf Ihrer Docata-Startseite den  "Antrag auf Verlängerung des Promotionsverfahrens", den Sie über den dortigen Link "Antrag auf Verlängerung starten" stellen können.
Um diesen Link sehen zu können, muss Ihre Doktorandenakte den Status "Zugelassen" haben. Vor der Zulassung können Sie den Antrag noch nicht stellen.
Nachdem Sie den Antrag fertig gestellt haben, verschwinder der Link von der Startseite. Ihren eingereichten Antrag können Sie leider nicht sehen, er wird jedoch an Ihr Promotionsbüro übergeben und dort bearbeitet. Ein weiterer Antrag kann gestellt werden, sobald der alte Antrag vom Promotionsbüro gelöscht, angenommen oder abgelehnt wurde.

Sollte der Status Ihrer Doktorandenakte nicht korrekt sein, wenden Sie sich bitte an Ihr Promotionsbüro.
Sollten Sie den Link trotz richtigem Status und noch nicht gestelltem Antrag nicht sehen können, schreiben Sie bitte unserem Support.
Informationen zum Antrag finden Sie auf folgender Seite.

Wenn Sie bereits einen Antrag auf Zulassung zum Promotionsverfahren gestellt haben, können Sie in Docata keinen weiteren Antrag anlegen.

Möchten Sie ein weiteres Promotionsverfahren anmelden, wenden Sie sich bitte an unseren Support. Dieser kann für Sie eine zusätzliche Doktorandenakte anlegen, über die anschließend ein weiterer Antrag gestellt werden kann.

Dies kann beispielsweise in folgenden Fällen erforderlich sein:

• Sie haben Ihre Promotion abgebrochen und möchten eine neue Promotion beginnen.
• Ihr Antrag auf Zulassung zum Promotionsverfahren wurde abgelehnt und Sie möchten einen neuen Antrag stellen.
• Sie möchten parallel zu Ihrer bestehenden Promotion ein weiteres Promotionsverfahren beginnen.
• Sie haben bereits eine Promotion abgeschlossen und möchten eine weitere Promotion aufnehmen.